Kontroller alltid dokumentene før du sender dem til tinglysing. Da får du dem raskere tinglyst. Her er en enkel sjekkliste som du kan bruke for å være sikker på at du har husket alt.
Når et dokument sendes til tinglysing, vil vi kontrollere at et sett med formelle krav er oppfylt. Det er tinglysingsloven og borettslagsloven med tilhørende forskrifter som regulerer hva vi skal kontrollere.
Ved tinglysing av skjøte, pantedokument, festekontrakt, hjemmelserklæring ved arv/skifte/uskifte, overføring av borettslagsandeler og tinglysing av nye andeler i borettslag, må du bruke et spesielle skjemaer.
Du finner lenke til skjemaene i den elektroniske versjonen av håndboken, eller går direkte til: https://www.kartverket.no/eiendom/saksbehandling/sjekkliste-for-tinglysing/
Generelle påminnelser
Er dokumentet et originaldokument?
Det er bare originale dokumenter med original signatur som kan tinglyses. Dette følger av tinglysingsloven § 6. Kopier, e-poster, fakser og lignende kan ikke tinglyses.
Er dokumentet skrevet på norsk?
I utgangspunktet må dokumenter som skal tinglyses være skrevet på norsk. Dette gjelder spesielt standardiserte skjemaer. Men avtaler og erklæringer som er skrevet på svensk og dansk kan også tinglyses, forutsatt at innholdet er lett å forstå. Avtaler på engelsk eller andre språk må oversettes av en translatør som er godkjent av norske myndigheter. Originaldokumentet og oversettelsen må sendes samlet til tinglysing.
Hjelpedokumenter på fremmede språk, for eksempel fullmakter og samtykkeerklæringer, trenger ikke oversettelse hvis innholdet er enkelt og forståelig. Dette gjelder både hjelpedokumenter på engelsk og andre fremmede språk. Vi må vurdere disse dokumentene konkret når saken sendes inn til tinglysing og kan kreve oversettelse hvis vi er i tvil om innholdet. Disse reglene står i tinglysingsforskriften § 5.
Er det lagt ved en kopi eller avskrift av dokumentet?
Det skal legges ved en kopi eller avskrift av dokumentet som tinglysingsgjenpart, jf. tinglysingsloven § 6. Profesjonelle brukere skal med en påtegning bekrefte at gjenparten er en korrekt gjengivelse av originaldokumentet, jf. tinglysingsforskriften § 6.
Er innsenders navn, adresse og fødselsnummer eller organisasjonsnummer påført øverst i dokumentets venstre hjørne?
Det må være samsvar mellom innsenders navn på dokumentet og følgebrevet. Det ferdig tinglyste dokumentet og eventuell faktura sendes til denne personen. Les mer om kostnader ved tinglysing.
Er riktig eiendomsidentifikasjon påført?
En eiendom identifiseres med kommune-, gårds- og bruksnummer, og eventuelt festenummer og/eller seksjonsnummer. Borettslagsandeler identifiseres med borettslagets navn, organisasjonsnummer og andelsnummer. Kravet til dokumentets klarhet følger av tinglysingsloven § 8.
Er hjemmelshaver og rettighetshaver tilstrekkelig identifisert?
Kontroller at den som gir fra seg en rett, og den som får en rett, i henhold til dokumentet, blir identifisert med navn og fødselsnummer (11 siffer) evt. organisasjonsnummer, jf. tinglysingsforskriften 4a. Hvis rettigheten skal gjelde for alle som til en hver tid er eier av en bestemt eiendom, gjerne kalt realservitutt, må også rettighetshaverens gårds- og bruksnummer opplyses. Les mer om hvem som kan være rettighetshaver i Rundskriv for Tinglysingen kapittel 3.1.
Er rettigheter som skal utøves på et bestemt geografisk område stedfestet?
Rettigheter og heftelser som er knyttet til en fysisk del av en fast eiendom, skal stedfestes. Stedfestingen bør helst skje ved anmerkning på tegning eller kart, eller ved en nøyaktig tekstlig beskrivelse, jf tinglysingsforskriften § 4 sjette ledd.
Er dokumentet underskrevet av den/de som har grunnbokshjemmel til eiendommen?
Det er bare den som grunnboken utpeker som hjemmelshaver som kan disponere over eiendommen ved tinglysing, jf. tinglysingsloven § 13. Hvis utsteder er en annen enn hjemmelshaver, må hjemmelshaver gi skriftlig samtykke, helst direkte på dokumentet som skal tinglyses. Dersom dokumentet er signert etter fullmakt, stilles det visse krav til fullmakten. Les mer om signatur ved tinglysing.
Er det gitt samtykke ved tinglyst urådighet?
Dersom det er tinglyst en urådighet på eiendommen, det vil si et forbud mot overdragelse og/eller pantsettelse, må den som er rettighetshaver til urådigheten samtykke til tinglysing. Et slikt samtykke bør påføres dokumentet direkte.
Kreves det konsesjon eller egenerklæring om konsesjonsfrihet?
Tinglysingsmyndigheten skal kontrollere at konsesjonskravene er oppfylt ved tinglysing av skjøte, hjemmelserklæring, festekontrakter og andre langvarige bruksretter, jf. konsesjonsloven § 15 og forskrift om konsesjonsfrihet § 4. Ta kontakt med kommunen for spørsmål om konsesjon, og legg ved egenerklæring om konsesjonsfrihet dersom det kreves. Dersom dette ikke er nødvendig fordi eiendommen er bebygd og under to mål, husk å oppgi eiendommens areal i margen på skjøtet eller i følgebrevet.
Spesielt for skjøter, overdragelse av borettslagsandeler og pantedokumenter
Er utsteders og hjemmelshavers underskrift bevitnet?
Underskriften kan bevitnes av to myndige personer som er bosatt i Norge. Enkelte yrkesgrupper kan bekrefte en underskrift alene. Les mer om hvem som kan være vitner.
Foreligger samtykke fra ektefelle/registrert partner?
Dersom eiendommen eller borettslagsandelen fungerer som felles bolig for ektefeller/registrerte partnere, kan den ikke overdras eller pantsettes uten den andre ektefellens samtykke, jf. ekteskapsloven §32. Erklæringen om sivilstand må alltid fylles ut, også for ugifte.
Er eiendommens salgsverdi oppgitt for beregning av dokumentavgift?
Ved overdragelse av fast eiendom blir det som hovedregel beregnet dokumentavgift på 2,5 prosent av eiendommens salgsverdi. Salgsverdien er det beløpet selgeren vil kunne få for eiendommen på det åpne markedet, uten noen form for interessefellesskap med kjøper. Som regel vil kjøpesummen og salgsverdien være den samme. Dersom du krever fritak for dokumentavgift, må fritaksgrunnen opplyses. Les mer om dokumentavgift.
Kilde: Kartverket, januar 2018
