I rundskrivet klargjør Finanstilsynet ansvaret og pliktene som påhviler henholdsvis eiendomsmeglingsforetaket og den ansvarlige megleren når det gjelder oppfølging av eiendomsmeglerfullmektiger.
Les rundskriv 7/2017 fra Finanstilsynet her: Oppfølging av eigedomsmeklarfullmektigar
Stort ansvar for tett oppfølging
Kort oppsummert kan man utlede av rundskrivet at det påligger både meglerforetaket og den ansvarlige megler et stort ansvar for at den enkelte eiendomsmeglerfullmektig får en forsvarlig og tett oppfølging.
Rundskrivet avsluttes med at fullmektigen arbeider under foretakets og den ansvarlige meglers tillatelse, og de vil kunne bli holdt ansvarlige for eventuelle feil fullmektigen gjør i arbeidet.
Nedenfor oppsummeres noe av det sentrale i rundskrivet:
- Ansvaret for at fullmektigene får en forsvarlig opplæring og oppfølging ligger hos både eiendomsmeglingsforetaket og den enkelte ansvarlige megleren.
- Eiendomsmeglingsforetaket må etablere rutiner for eiendomsmeglerfullmektigenes utføring av oppgaver knyttet til eiendomsmeglingsoppdragene og for den ansvarlige meglerens kontroll og oppfølging av den enkelte fullmektigen.
- Det skal være en forsvarlig utvelgelse av fullmektiger, både ved ansettelse i foretaket og ved utvelgelsen av hvilken fullmektig som skal arbeide med det enkelte oppdrag.
- Ved ansettelse av en som har fått tilbakekalt eiendomsmeglerbrevet sitt i stilling som eiendomsmeglerfullmektig må foretaket foreta en særskilt vurdering av forsvarligheten av en slik ansettelse. Denne vurderingen må dokumenteres.
- Utvelgelsen av hvem som skal jobbe med et oppdrag vil være avhengig av konkrete omstendigheter både ved den enkelte fullmektigen og hva slags oppdrag eller oppgave det gjelder. Den ansvarlige megleren må gjøre en konkret vurdering for hvert enkelt oppdrag.
- Nyutdannede og uerfarne eiendomsmeglerfullmektiger må ha en viss opplæringstid før de kan håndtere noen av de vesentligste elementene i et eiendomsmeglingsoppdrag på egenhånd.
- Den ansvarlige megler må følge særlig opp og kontrollere kompliserte arbeidsoppgaver der faren for å gjøre feil er stor og oppgaver der eventuelle feil vil kunne få store konsekvenser. Eksempler på slike oppgaver er befaring, salgsforhandlinger/budrunden og gjennomføringen av oppgjøret. De meste sentrale dokumentene i oppdraget, så som salgsoppgaven, akseptbrev, budjournal, kjøpekontrakt og oppgjørsoppstillingene bør normalt kontrolleres av ansvarlig megler før publisering og utsendelse. Ansvarlig meglers kontroll av salgsoppgaven omfatter både kontroll av at den inneholder minimumsopplysningene som loven krever, men også kontroll av underlagsinformasjonen for å forsikre seg om at alle vesentlige opplysninger er tatt med i salgsoppgaven, presentert på en dekkende og forsvarlig måte. Kontrollen den ansvarlige megler gjør må dokumenteres.
Den ansvarlige megler skal følge opp hvert enkelt oppdrag han eller hun er ansvarlig for. Den ansvarlige megler kan ikke påta seg flere oppdrag enn han eller hun har tid til å følge opp på en forsvarlig måte. Den ansvarlige megler må også ha kapasitet til å være tilgjengelig både for kundene i og fullmektigene som arbeider med oppdragene.
Les også: NEFs styreleder: Tøff konkurranse blant fullmektiger truer den trygge bolighandelen
Les også: Bør eiendomsmeglerfullmektiger sikres en rimelig fast lønn?
