Mekling i nybyggprosjekter – et uforløst potensial

AV: VEBJØRN INNSETH HURUM, ADVOKAT – Mekle.no – Artikkelen ble først publisert i Eiendomsmegleren nr. 3 2022

Ved ethvert byggeprosjekt kan det oppstå uforutsette situasjoner som gir grobunn for at uenigheter oppstår. For prosjektmegleren som formidlet salget, er tvister som oppstår mellom partene krevende å håndtere. Konflikter tar tid og fokus og som mellommann har prosjektmegleren en utsatt posisjon. I denne artikkelen forklarer vi hvordan mekling kan brukes i ulike stadier av et byggeprosjekt.

Meklers metode

En meklers metode går ut på å ta tak i det som gjør at partene “låser seg” og bidrar til en dialog hvor begge blir hørt. God kommunikasjon har en helt sentral rolle for å forebygge at tvister oppstår og er nøkkelen for å finne gode løsninger. Mekler vet at en person som opplever stor usikkerhet, mottar beskyldninger, føler på en urettferdighet eller mangler påvirkningsmuligheter, også selv vil opptre mindre rasjonelt. Mekler lytter aktivt for å forstå begge parters interesser. Dette setter mekler i stand til å hjelpe partene med å fokusere på en god prosess fremover, analysere alternativer og å fremme konkrete løsningsforslag. 

Uenigheter som oppstår i byggefasen

God kommunikasjon og koordinering mellom prosjekterende og utførende er viktig under hele byggefasen. Uforutsette grunnforhold, endringer i bestillingen eller dårlig koordinering kan bety ekstra arbeid. Hvis forutsetningene for avtalen endres, er det strenge regler om hvordan man må varsle og dokumentere egne  krav. Slike prosesser er ressurskrevende, det er mange gråsoner og lett å trå feil. Dessuten skal partene fortsette et samarbeid som krever en god relasjon.

NS 8407

Det er ikke så mange som er klar over at NS 8407 er lagt opp med hensyn til at et meklingsteam kan følge prosjektet fra A til Å.

I NS 8407 pkt 50.2 står det:

«Dersom partene er enige om det, kan det oppnevnes et meglingsutvalg med mandat til å bistå partene med å løse tvister som måtte oppstå i kontraktsperioden.»

Med prosjektintegrert mekling (PRIME) forebygges konflikter ved at man tar tak i problemene før de utvikler seg. PRIME har frem til i dag først og fremst blitt brukt på store samferdselsprosjekter og resultatene har vært gode. I mindre utbyggingsprosjekter ligger det er stort uforløst potensiale.

Mekle tilbyr en enkel og kostnadseffektiv PRIME, hvor en mekler følger prosjektet fra første byggemøte. Deretter deltar mekler på senere byggemøter hvor det er naturlig å gjøre opp status. Oppstår uenigheter kan mekler snakke fortrolig med begge parter for å finne frem til løsninger begge kan akseptere. Ofte er det lettere å fortelle om interesser og bekymringer til en tredjepart. Ved behov kan en sakkyndig delta som felles medhjelper.

Ved å legge spillereglene fra start og gjøre opp status underveis, er det både tid og penger å spare. Dette øker også sannsynligheten for at fremdriften holdes og at prosjektet blir overlevert tidsnok til sluttbrukeren.

Det viktige overtakelsesmøtet

Når prosjektet skal overleveres til en sluttkjøper, skjer det ved overtakelsesforretning. En godt gjennomført overtakelse vil føre til at tillit bygges mellom partene, og det blir lettere å fortsette en god dialog dersom nye ting oppstår. Kommer partene skjevt ut fra overtakelsen derimot, er det typisk at mistilliten vokser og at selv mindre saker kan bygge seg opp og bli store over tid.

Ofte gjennomføres befaringen kun med utbygger og kjøper til stede. Kjøper har en plikt til å gå nøye gjennom, og må notere alt som ikke står til forventningene inn i protokollen. Kjøper har lov til å holde tilbake deler av kjøpesummen som sikkerhet for at feil blir rettet. Mange kjøpere blir nok usikre i en overtakelsessituasjon, og kan bli krevende i sin kommunikasjonsform eller vidløftige i sine krav. Fra utbyggers side kan det da lett oppstå irritasjon eller så legges det kanskje ekstra press på kjøper om å godta prosjektet slik det er.

Mekling ved overtakelse eller i etterkant?

Hvis det er grunn til å tro at en overtakelse kan bli vanskelig, er det mulig å engasjere en mekler som leder denne prosessen. Mekleren vil prate med begge parter i forkant for å avklare forventninger, og deretter delta under overtakelsen. Mekler fører protokoll for partene og sørger for en strukturert gjennomføring hvor begge blir hørt. Dette vil forebygge en eskalering av mulig konflikt. Oppstår det uenigheter som ikke lar seg løse i møtet, avtales hva slags undersøkelser som bør gjøres og tid for et lengre meklingsmøte. Ved behov kan mekler oppnevne en nøytral bygningskyndig medhjelper.

Også når det oppstår krav lenge etter overtakelsen, er det viktig at man kommer riktig ut fra start. Svært mange saker som havner for domstolene, handler i bunn og grunn om dårlig kommunikasjon og manglende hjelp til å håndtere konflikten underveis. Når partene må posisjonere seg for en eventuell rettssak legger det er preg på forhandlingene. Jo raskere man setter inn en nøytral mekler, jo større er sannsynligheten for å finne gode løsninger.

Eksempel på mekling

I en sak Mekle nylig meklet, hadde det gått 2 år siden kjøper overtok er nybygget hus. Han hadde holdt tilbake kr 80 000 og det var i etterkant fremmet krav om forsinkelsesrenter og andre feil og mangler. Kommunikasjonen var betent, og man kom aldri til sakens kjerne.

Sammen med mekler fikk alle parter oversikt over saken og gikk rolig gjennom temaene punkt for punkt. Etter halvannen time var kjøper og selger enige om et sluttoppgjør. Saken er et godt eksempel på at det ofte ikke er det juridiske som er så komplisert, men trøblete kommunikasjon står i veien for løsningen.

Hvorfor foreslå mekling?

Det ligger et stort og uforløst potensiale i å bruke mekling ved byggeprosjekter. Veldig mange kjenner ikke til at det finnes et slikt tilbud, eller er usikre på når det bør brukes.

Som eiendomsmegler har man tillit hos begge parter, og en mulighet til å foreslå alternativ tvisteløsning gjennom mekling. For utbygger ligger det en stor verdi i å få kvittert ut krav som oppstår. Tvister tar tid og fokus bort fra verdiskapende arbeid, og offentlighet om saken kan skade omdømmet. En kjøper vil nesten alltid være opptatt av å få en rask løsning, og er som regel positive til å delta på et meklingsmøte. For forbrukerkjøpere er det viktig å merke seg at de aller fleste vil få kostnaden til mekling dekket under sin forsikring, og flere forsikringsselskap tilbyr også mekling uten egenandel.

Avtalene som skrives ved mekling er fleksible og tilpasset hver enkelt sak. Målet er å skape størst mulig verdi for begge parter. Ofte vil en forliksavtale inngått under mekling inneholde bestemmelser om konfidensialitet og å unngå negativ publisitet.

Kontakt oss

Mekler er en jurist, med bakgrunn som entrepriseadvokat og/eller fra domstolene, og er sertifisert i meklingsfaget. Det er helt uforpliktende å ta kontakt på mekle.no. For utbyggere som lurer på om mekling er løsningen for dem, kan vi tilby referanser og gi mer informasjon om våre tilpassede løsninger.