I mange leieforhold foretas det tilpasninger av lokalene før en leier tar lokalene i bruk. Leiertilpasningene kan være omfattende eller enkle og de kan bekostes av utleier eller av leier. Leiertilpasninger reiser problemstillinger som bør være regulert i leieavtalen.
Av: Line Ravlo-losvik, partner/advokat og Even Berg, partner/advokat
Husleielovens utgangspunkt i § 2-2 er at lokalene ved overleveringen skal være i samsvar med de krav som følger av leieavtalen. Husleieloven bygger videre på et prinsipp om at lokalet, med mindre annet er avtalt, skal passe til de særlige formål som leieren etter avtalen skal bruke lokalet til, se § 2-2, annet ledd. Selv om et lokale leies ut «as is», kan et lokale ha mangler dersom det er i vesentlig dårligere stand enn leieren hadde grunn til å regne med, jf. husleieloven § 2-5. Det er derfor viktig å være presis hva gjelder leiertilpasninger, overleveringsstand og eventuell fravikelse av bakgrunnsretten, slik at det ikke oppstår misforståelser og tvister.
Hva skal gjøres av tilpasninger?
Mange lokaler leies ut «as is», men med spesifiserte tilpasninger som gjerne er inntatt i eget vedlegg til leieavtalen. Det kan eksempelvis være avgrensning av lokalet mot andre lokaler, oppgraderinger (f.eks. nytt gulv, ventilasjonsanlegg eller generell overflatebehandling), eller endringer (f.eks. nye dører, vinduer, flere kontorer eller toaletter). Mange butikklokaler overleveres basert på såkalt «white box»-standard hvor utleier overleverer et slags rålokale, men med luft, ventilasjon og strøm levert inn til lokalet.
Ved leie av bygg som skal oppføres eller totalrehabiliteres spesifiseres gjerne hele leieobjektets stand. På store prosjekter hvor det ofte ikke er mulig eller praktisk å være spesifikk på alle detaljer henvises det gjerne til referansebygg eller referanseprosjekter.
Som et generelt prinsipp gjelder det at jo mer detaljert spesifikasjonen er, jo mindre rom blir det for uenigheter og etterfølgende tvister. Ulempen for utleier er imidlertid mindre fleksibilitet, og jo mer detaljert spesifikasjonen er, jo viktigere er det med endringsadgang/fleksibilitet.
Dersom standarden ikke er spesifisert, har utleier normalt valgrett hva gjelder ulike merker eller detaljert utforming. Dersom det skal leveres flislagt gulv og vegger på toalett vil utleier kunne velge leverandør og utforming.
Vi har sett flere eksempler på uklarheter i kravspesifikasjoner, og det er derfor viktig at partene bruker tid på å få disse så spesifikke som mulig. Vi vil komme nærmere tilbake til kravspesifikasjonen i en senere artikkel, herunder forholdet til ulike forskriftskrav som påvirker byggingen.
Behov for endringer i det avtalte
Både på eksisterende bygg og nybygg vil det kunne oppstå behov for, eller ønske om, endringer i det avtalte. Det er da viktig å ha avtalt hvordan slike endringer skal kunne gjennomføres, hvilke kostnadskonsekvenser det eventuelt skal ha og hvilke konsekvenser det kan få for fremdriften og overlevering.
For det første kan det oppstå behov for endringer som følge av manglende offentligrettslige tillatelser til de planlagte endringene. Det kan eksempelvis tenkes at man ikke får tillatelse fra plan- og bygningsetaten til endret fasade, eller at de planlagte tiltak ikke oppfyller offentligrettslige krav til universell utforming.
For det andre kan det oppstå behov for endringer som følge av byggetekniske utfordringer. Det kan eksempelvis vise seg at et spenn blir for stort, at det er behov for mer bæring, at søyler må plasseres annerledes enn først antatt, eller at det ved rehabilitering av bygg viste seg å være andre utfordringer enn først antatt.
For det tredje kan det oppstå behov for endringer som følge av at noe har gått ut av produksjon. I detaljerte kravspesifikasjoner kan det eksempelvis være inntatt hvilken type fliser som skal benyttes. Dersom produsenten går konkurs eller flisene for øvrig tas ut av produksjon vil det være behov for endringer.
I alle de ovennevnte situasjonene har utleier behov for å kunne foreta endringer i den opprinnelig avtalte kravspesifikasjonen uten at det skal medføre ansvar overfor leier eller rett for leier til å kunne trekke seg fra avtalen. Det er derfor viktig å ta høyde for slike uforutsette forhold ved inngåelsen av leieavtalen, og det er vanlig å avtale at endringer kan foretas, men eksempelvis slik at krav til funksjon og kvalitet opprettholdes. Ved behov for større endringer kan det være praktisk å avtale at partene skal ha en dialog om mulige alternativer, men slik at det er en mekanisme for å kunne avklare hva som skal gjøres dersom partene ikke blir enige, slik at man ikke risikerer at byggearbeidene stopper opp. Merk at husleieloven ikke har bestemmelser som gir utleier et slingringsmonn eller noen form for fleksibilitet knyttet til hva som skal leveres. Dette bør derfor avtalereguleres.
Ved endringer i ovennevnte situasjoner er det nokså vanlig at det er utleier som må dekke kostnadene. Unntak kan tenkes eksempelvis i tilfeller hvor leien skal beregnes etter at byggearbeidene er ferdigstilt, og da som et resultat av byggekostnadene som sådan.
Vi har sett at leier i enkelte tilfeller har et ønske om endringer underveis i prosjektet. Det er gjerne slik at jo lengre tid et byggeprosjekt tar, jo større behov vil det være for endringer. Når det tar flere år fra avtaleinngåelsen til overtakelse vil leiers behov kunne være endret, og «leiers profil» kan være endret opptil flere ganger. Dette kan påvirke både farger og materialvalg. Ved kompliserte prosjekter er det da nokså vanlig at leier får en endringsrett, men det bør da avtales hvordan slike endringer skal meldes, innen hvilke frister og at leier tar kostnadene forbundet med slike endringer. Det er en fordel å være så spesifikk som mulig på de kostnadsmessige konsekvensene av slike endringer slik at det ikke oppstår tvister om dette i ettertid. Dersom endringer kan påvirke overtakelse er det viktig å avtale hvordan slike endringer da skal påvirke utleiers rett til leiebetaling.
Vi har sett ulike modeller for kostnadsdekning ved leierstyrte endringer. Eksempelvis kan det tenkes at det avtales at leier skal dekke kostnadene direkte, eller at de skal nedbetales over leietiden eller de ti første årene av leietiden som en annuitet. Det er da en fordel å være enige i forkant om hvilke avkastningskrav som gjelder og hvordan leietillegget skal beregnes. Normalt vil leierstyrte endringer ikke ha noen restverdi for utleier ved utløpet av leieperioden. Av den grunn vil det ofte være riktig at leier dekker hele endringskostnaden, og da gjerne ved at denne avskrives lineært over leieperioden tillagt en rimelig avkastning for utleier. Betalingsmåten for endringer må vurderes opp mot merverdiavgiftsreglene, herunder om det som leveres til leier er å anse som omsetning av entreprisetjenester eller om det er en tilleggsleie. Klassifiseringen vil ikke bare kunne få betydning for om det tilkommer merverdiavgift på vederlaget, men også om det skal beregnes uttaksmerverdiavgift. Merk at i ytterste konsekvens kan utleiers omsetning av entreprisetjenester til en leier, påvirke hvilken uttaksmerverdiavgift utleier må beregne ved andre leiertilpasninger.
Overtakelse og frister
Byggeprosjekter kan være kompliserte og det kan oppstå forsinkelse. Dersom det avtales en spesifikk dato for overtakelse er det derfor viktig for utleier å være sikker på at utleier vil kunne overlevere lokalet til avtalt tid. Dersom det ikke avtales noe overtakelsestidspunkt i leieavtalen er husleielovens utgangspunkt i § 2-1 at overtakelse skal være tredje månedsskifte etter at avtalen ble bindende. Dette er som regel en upraktisk regulering, og i kompliserte prosjekter vil nok bestemmelsen anses fraveket selv om dette ikke står eksplisitt i leieavtalen. Det er imidlertid viktig å avtale mekanismer for fastsettelse av, eller melding om endelig overtakelsestidspunkt slik at det ikke oppstår tvister tilknyttet dette. For butikklokaler avtales det noen ganger såkalte «kommersielle vinduer» for overtakelse for å unngå at en butikk skal måtte åpne midt i en typisk salgsperiode.
På noen prosjekter kan det være nødvendig å foreta arbeider også etter overtakelse, eksempelvis innregulering av tekniske anlegg eller gjennomføring av arbeider utendørs. Dersom utleier skal foreta arbeider etter overtakelse kan det være hensiktsmessig å avtale dette spesifikt slik at det ikke oppstår feil forventninger hos leier.
Forbehold
Ved tilpasninger/endringer som fordrer offentlig tillatelse er det viktig å ta eventuelt forbehold for godkjennelse og sikre at overleveringstidspunktet tar høyde for tid til både saksbehandling og gjennomføring, eventuelt åpne for at noen tiltak kan måtte gjennomføres etter overlevering.
Som nevnt over kan det, især i større kompliserte prosjekter, dessuten oppstå uforutsette forhold. Et minimum for å sikre utleiers posisjon er å innta rett til å foreta endringer. I noen tilfeller vil ikke dette være tilstrekkelig. Dersom det eksempelvis ikke gis tillatelse til nødvendige bruksendringer, så vil ikke utleier kunne oppfylle avtalen. I andre tilfeller vil det kunne bli uforholdsmessig dyrt å oppfylle avtalen, eksempelvis dersom offentlige myndigheter stiller krav om full oppgradering av et bygg til gjeldende forskrifter selv om det bare er mindre endringer som var tiltenkt. En tredje situasjon er at søknadsprosesser viser seg å ta uforholdsmessig lang tid, eksempelvis som følge av klager eller annet. En fjerde situasjon er at det skjer arbeidsulykker med den konsekvens at Arbeidstilsynet stenger byggeplassen for kortere eller lengre tid. For å ta høyde for disse situasjonene bør det tas konkrete prosjekttilpassede forbehold. Tidsfrister og konsekvenser av at forbeholdet gjør seg gjeldende bør da også reguleres spesifikt.
Forholdet til entreprenøren
De fleste utleiere kontraherer med en eller flere entreprenører hva gjelder utføring av byggearbeidene. Utleier bør om mulig sikre seg back-to-back med denne/disse slik at utleier ikke risikerer mellomliggende ansvar for forsinkelser eller leveranseavvik. Med «back to back» menes at det som er avtalt med leier også avtales med utleier slik at det er samme forpliktelser i begge avtaleforhold. Dette gjelder både selve kravspesifikasjonen, endringsadgang og tidsfrister. Om mulig bør det inntas «leietilfredshetsgaranti» slik at entreprenøren i realiteten er den som må ta diskusjonen med leier dersom det oppstår tvister.
Særlig om tilpasninger betalt av leieren
I noen tilfeller er det ønskelig at leiertilpasningene betales av leieren. Dette kan skyldes at leieren selv oppnår bedre finansiering enn å skulle «finansiere» det over en leiebetaling, eller at utleieren ikke ønsker å ta noen finansiell risiko tilknyttet endringer. Det siste ser vi eksempelvis i tilfeller hvor leiertilpasningene er særlig tilpasset den konkrete leieren, og ikke leiere generelt. Leieren kan også ønske å foreta leiertilpasninger selv dersom leier kvalifiserer for merverdiavgiftskompensasjon etter kompensasjonsloven, ettersom utleie til private kompensasjonsberettigete virksomheter ikke kan være avgiftspliktig og dermed ikke gir utleier rett til fradrag for merverdiavgift på slike kostnader.
Dersom tilpasninger utføres av leier kan det, særlig i bygg med flere leiere, være hensiktsmessig å innta reguleringer tilknyttet støy, arbeidstid eller liknende, slik at utleier reduserer risikoen for klager fra andre leiere.
Enkelte endringer kan ha betydning for utleiers ansvar, forsikring eller annet. Endringer av betydning for eksempelvis bygningens brann og sikkerhet, som skal utføres av leier bør reguleres særskilt slik at det ikke oppstår uklarheter tilknyttet grensesnitt for ansvar for eksempelvis brannstrategi.
Når leiertilpasninger betales av leieren vil det kunne ha skattemessige konsekvenser for utleier. En leiertilpasning som tilfaller utleier anses som en skattemessig «fordel» i skattelovens forstand som skal oppgis til beskatning på lik linje med andre inntekter. Dette selv om det ikke foretas en betaling med penger. I slike tilfeller er det viktig å regulere i leieavtalen hvorvidt endringen skal tilfalle utleier eller om leier skal ha en tilbakestillingsplikt. Ved tilbakestillingsplikt inntrer normalt ingen skattepliktig fordel før partene eventuelt avtaler at endringene skal stå – ergo på tilbakeleveringstidspunktet. Unntak gjelder dersom det er klart at tilbakestillingsplikten aldri vil bli benyttet. Dette gjelder eksempelvis dersom leier har bekostet utskifting av vinduer eller liknende bygningstekniske endringer som i praksis ikke vil kreves tilbakestilt.
Det er videre viktig å avtale at det er leier som eier endringene i leietiden. Dette har både en side mot vedlikeholdsplikten av det som er endret, men også en side mot skatteplikten.
Fordelsvurderingen er konkret, og selv om det foretas store ombygninger er det sjeldent at fordelen tilsvarer byggekostnadene. Man skal se på verdien for utleier og ikke leier. Når leier er eier i leietiden, vil man i mange tilfeller kunne se på restverdien ved utløpet av leieavtalen og ikke på byggekostnadene som sådan. Dersom det f.eks. er satt inn skuddsikre vinduer, så er det ikke sikkert dette har noen egentlig verdi for utleier, og endring av farger og materialvalg kan også være verdinøytralt. Levetidsbetraktninger vil også kunne være relevant for vurdering av restverdi. Hvem som er leier vil også ha betydning. Bygg som leies ut til skole og barnehage har normalt større slitasje enn bygg som leies ut til eksempelvis kontorformål. Dette vil påvirke levetidsbetraktningene og følgelig også restverdien.
Dersom man først kommer til at leiertilpasninger utgjør en fordel, og hva denne utgjør, vil det som regel være gunstig å periodisere denne over hele leieperioden og oppgi den til beskatning over flere år lineært (fordelen anses som en merleie). Utleier bør også være oppmerksom på at det beløp som oppgis til beskatning også skal aktiveres og avskrives på saldo. På den måten minimeres utleiers reelle skattebelastning tilknyttet fordelen som mottas.
I noen tilfeller avtales det at utleier og leier skal dele kostnadene tilknyttet leiertilpasninger. I disse tilfellene er det spesielt viktig å håndtere inngåelse av entrepriseavtale og fakturering riktig, blant annet for å unngå at fradragsrett for merverdiavgift går tapt. Det finnes flere modeller som kan fungere, men det tryggeste for å unngå avgiftstap er normalt at hver av partene inngår avtale med entreprenøren og får utstedt faktura for sin del av arbeidene direkte. For at fakturering og avtaleforpliktelsen skal stemme overens er det i slike tilfeller ofte hensiktsmessig å inngå en trepartsavtale med entreprenøren hvor både utleier og leier er part. Slike avtaler reiser i seg selv mange utfordringer hva gjelder eksempelvis forsinkelser, byggherrefunksjon, tilgang på arbeidsplassen, men det faller utenfor denne fremstillingen å gå nærmere inn på det.
Med stadig mer tekniske bygg og strengere offentlige krav kan det, i alle fall for de profesjonelle utleierne, være ønskelig å sikre seg muligheten til å kreve at alle søknadspliktige tiltak i leieobjektet utføres i regi av utleier. Dette trenger ikke å påvirke vederlagets størrelse eller betalingsmetoden, men sikrer utleier kontroll på utførelse og dokumentasjon. For utleie til offentlige etater vil en slik rett for utleier også kunne forenkle den offentlige leierens innkjøp, da konkurranseutsetting av endringer/ombygginger ikke vil være mulig. Det er få standardavtaler som inneholder en slik rett for utleier.
Byggeprosjekter med leier til stede
Dersom leier allerede leier leieobjektet på tidspunktet for leiertilpasningene kan det være nyttig med særskilte reguleringer av aksept av støy og ulemper i byggeperioden.
Selmer
Selmer er et av landets fremste fullservice forretningsadvokatfirmaer med 160 medarbeidere. Noe av det som skiller Selmer fra andre er at Selmer har en egen grupper med revisorer og økonomer, som gjør at de kan tilby unik tverrfaglig rådgivning. Selmers eiendomsteam jobber med transaksjoner, eiendomsutvikling og enterprise. Teamet består av åtte partnere og 27 dedikerte advokater og rådgivere som gjennom løpende bistand til ledene aktører og rådgivning i store eiendomsprosjekter har god innsikt i markedspraksis, praktisering av regelverk og kommersielle forhold som ofte forhandles. En total leverandør for eiendomsaktørene.
Artikkelen ble først publisert i Eiendomsmegleren 1 2018.
