Kritikkverdige forhold – hva om dette avdekkes i din virksomhet?

Fra tid til annen kommer eiendomsmeglerbransjen i medias søkelys med påstander om kritikkverdige forhold av forskjellige slag. En av de mest omtalte sakene den senere tid er den såkalte Boligbygg-saken hvor representanter fra bransjen har vært involvert i kjøp og salg av eiendommer, verdivurderinger og oppgjør, og hvor konkursgjengangere skal ha vært involvert.

Av advokat Anne Helsingeng

Denne artikkelen skal ikke handle om Boligbygg-saken, men saken synliggjør at det kan oppstå forhold som kan oppfattes som kritikkverdige og som kan innebære en vesentlig omdømmerisiko både for den det gjelder og for hele bransjen.

Kjøp og salg av eiendom og utvikling av eiendomsprosjekter innebærer håndtering av betydelige verdier. Med penger kommer også risikoen for at enkelte ønsker å berike seg selv, eller ta snarveier i forhold til de plikter du har som megler eller i forhold til hvitvaskingsregelverket som stiller klare og spesifikke krav til hvem du handler med og midlenes opprinnelse.

Videre kan personopplysninger komme på avveier gjennom datainnbrudd eller ved at medarbeidere urettmessig tar med seg kundelister. Det kan også oppstå andre typer kritikkverdige forhold enn de som er knyttet til økonomisk kriminalitet og brudd på bransjenormer. Mange saker er relatert til arbeidsrettslige forhold så som dårlig ledelse, brudd på arbeidstidsbestemmelser, opplevd dårlig arbeidsmiljø, seksuell trakassering (#Metoo), og annen uakseptabel atferd.

Informasjon om kritikkverdige forhold kan komme fra forskjellige kilder og i mange former. Noe kan fremkomme gjennom varslinger, enten via formelle varslingskanaler eller at ansatte tar opp forhold man reagerer på i det daglige. Også revisor og internrevisor kan være kilder for å avdekke slike forhold. Andre saker blir avdekket ved tilsyn fra Finanstilsynet eller andre tilsynsmyndigheter, noe som kan få dramatiske følger hvis forholdene er så alvorlige at det er risiko for at bevillingen blir inndratt. Og noen saker fremkommer via media.

Hvis kritikkverdige forhold avdekkes, er det avgjørende at disse følges opp av virksomheten på en god måte. For å kunne gjøre dette er det flere forhold som må være på plass.

For det første må du ha rutiner som sikrer at du får informasjon om mulige kritikkverdige forhold på et så tidlig tidspunkt som mulig. Fra 1. juli 2017 fikk arbeidsmiljøloven en ny bestemmelse i § 2 A-3 om plikt til å utarbeide lett tilgjengelige rutiner for intern varsling når virksomheten sysselsetter mer enn fem medarbeidere. Det vil si at de aller fleste virksomheter omfattes av kravet. Hvor mange som faktisk har utarbeidet slike retningslinjer har jeg ikke oversikt over, men det overrasker ikke om mange har mye å gå på her.

Det er vel og bra at det etableres varslingskanaler med velregulerte systemer for ekstern og intern varsling, varslingsråd og tilrettelegging for anonym varsling. Like viktig er det at virksomheten har et ytringsmiljø preget av tillit, og at ledere trenes i å håndtere varsler, enten de kommer gjennom etablerte kanaler eller på annen måte.

For det andre er det å ta imot krevende informasjon og vite hva du skal gjøre, en ferdighet som ikke ligger naturlig for alle. Det er ikke uvanlig at slik informasjon i første omgang blir møtt med vantro eller fornektelse. «Dette skjer jo ikke hos oss …» eller «denne personen har jeg fullt tillit til, dette tror jeg ikke på». Mange varslingssaker er heller ikke helt rett fram, – det kan allerede foreligge underliggende konflikter, og varslinger kan oppfattes som å være gjort av vikarierende motiver, så som ønske om omkamper, for å ramme enkelte og lignende.

Gode rutiner som fastlegger hvem og hvordan de forskjellige typetilfellene skal håndteres, og trene på dette gjennom caser eller dilemmatrening, bidrar til at et kritikkverdig forhold blir håndtert så godt som mulig og på et tidlig nok tidspunkt.

For det tredje må du ha et bevisst forhold til hvem som bør ta ansvar for oppfølging av et kritikkverdig forhold. Dette kan variere fra saksforhold til saksforhold og er avhengig av sakens omfang, skadepotensiale, hvem som kan klandres og betydningen for omdømme. Ved risiko for at bevillingen ryker eller at det foreligger mistanke om hvitvasking, bør saken behandles av virksomhetens styrende organer.

Andre saker, eksempelvis knyttet til HR-forhold kan naturlig følges opp administrativt. I disse #Metoo-tider viser omtale i media at mange virksomheter har tatt for lett på forhold knyttet til trakassering, med vesentlig omdømmetap som følge, uten at øverste ledelse har blitt holdt tilstrekkelig orientert. Disse sakene viser at det er viktig at også øverste ledelse engasjerer seg. At styret har et ansvar for mer enn økonomisk utvikling og driftsrelaterte forhold følger av aksjelovens bestemmelser om styrets forvaltnings- og tilsynsansvar.

Så hva kan du gjøre når det foreligger et mulig kritikkverdig forhold som kan utsette virksomheten for omdømmetap, økonomisk tap, tap av konsesjon og lignende?

Det første du må gjøre er å ta saken med tilstrekkelig alvor og involvere de riktige interne ressursene for å skaffe et bredt nok vurderingsgrunnlag for hvordan dette skal følges opp, kall det gjerne å sette «krisestab». Dette kan være hvitvaskingsansvarlig, personvernombud, økonomiansvarlig, HR-ansvarlig, jurist eller andre avhengig av det aktuelle saksforholdet. Hvem og antall personer som involveres må vurderes i forhold til behov for konfidensialitet.

Avhengig av saksforholdet bør du vurdere om det skal innhentes ekstern juridisk bistand og/eller om det er nødvendig med en mediarådgiver. Min erfaring er at mange virksomheter undervurderer behovet for å få profesjonell hjelp til å håndtere mediapågang i saker av allmenn interesse.

Hvilke verktøy som står til rådighet for å håndtere saksforholdet, varierer igjen av sakstype. I enkelte saker kan det være nyttig å iverksette en faktaundersøkelse eller granskning for å skaffe seg mer kunnskap. Om en granskning skal skje ved bruk av interne eller eksterne ressurser må vurderes konkret. Å bruke eksterne ressurser kan i mange saker være hensiktsmessig fordi man trenger et utenfra-perspektiv. Også hensyn til tillit fra omverdenen eller tilsynsmyndighetene kan tilsi bruk av eksterne. Ekstern granskning trenger ikke nødvendigvis å bli svært kostnadskrevende, og i mange saker kan mandatet avgrenses til i første omgang å utføre en forundersøkelse. Innenfor økonomiområdet kan det også være hensiktsmessig å anmode revisor om å gjennomføre en kontrollhandling.

Saker knyttet til arbeidsmiljøet kan være utfordrende og krevende å løse. Arbeidsgivere har et ansvar for å sikre at alle har et godt psykososialt arbeidsmiljø. Lederoppfølging, klare føringer på hva som er akseptabelt, strukturerte og gode medarbeidersamtaler ogarbeidsmiljøundersøkelser er gode verktøy. Har arbeidsmiljøet gått skikkelig «surt», kan det være behov for særskilte arbeidsmiljøtiltak, for eksempel bistand fra bedriftshelsetjenesten eller engasjement av spesialister på organisasjonsutvikling og ledelse. Ofte er det ikke bare ett årsaksforhold som fører til dårlig arbeidsmiljø og det er viktig å se ting i sammenheng.

Oppsummert vil følgende tiltak kunne bidra til å håndtere kritikkverdige forhold på en god måte: Sørg for å ha rutiner for behandling av alle typer varsler, enten de kommer som et formelt varsel, som bekymringsmelding eller på annen måte. Foreta en risikoanalyse over hva som kan oppstå i din virksomhet og hvordan du kan redusere risikoen.

For å være bedre forberedt er det hensiktsmessig å på forhånd tenke igjennom hvordan alle tenkelige typer kritikkverdige forhold bør håndteres.  Agér i forhold til den informasjonen som kommer, ikke la ting ligge «å gjære». Vår erfaring er at det kan være hensiktsmessig å ha knyttet til seg ekstern kompetanse, så som økonomisk, juridisk eller i forhold til mediahåndtering.

Hjort

Advokatfirmaet Hjort har kontorer i Akersgata i Oslo, og består av ca. 90 advokater. Firmaet dekker alle rettsområder, og bistår både i næringsliv, de offentlige og privatpersoner.Hjort er annerkjent som et av Norges ledene prosedyrefirma, og irmaets advokater mange hundre saker årlig. Hjort har til enhver tid en stor oppdragsmengde knyttet til kjøp/salg/utvikling av eiendom.

Anne Helsingeng jobber med granskning og compliance i advokatfirmaet Hjort. Hun har ledet store granskninger, blant annet av byggesaksavdelingen i Drammen i lys av korrupsjonssaken, og av Telenors eierskap i VimpelCom.

www.hjort.no

Først trykket i Eiendomsmegleren 3 2018.