I disse dager er det mange som gjennomfører store nedbemanninger. Advokatfirmaet Grette bistår flere arbeidsgivere og arbeidstakere som er midt opp i disse tunge og store prosessene.Eiendomsmeglerbransjen er intet unntak og i denne artikkelen gjennomgår vi reglene for nedbemanning og hva arbeidstaker bør være oppmerksom på.
Av: advokat og partner Jens Kristian Johansen i advokatfirmaet Grette
Som hovedregel er det ofte ikke selve begrunnelsen for at arbeidsgiver må iverksette kostnadsreduserende tiltak som er problemet.
Problemet oppstår når man skal velge ut hvilke arbeidstakere som er overtallige og hvordan prosessen skal gjennomføres. Dersom gjennomføringen ikke gjøres på en betryggende og kvalitetssikker måte fra arbeidsgivers side, vil det ofte kunne lede til negative ansatte, rettslige tvister, uro i organisasjonen og negative medieoppslag. Dersom bedriften imidlertid har en kvalitetssikret nedbemanningsplan, kan disse problemene lett unngås.
Informasjon og medvirkning fra de ansatte, herunder representanter for de ansatte
Informasjon og medvirkning er ofte nedbemanningens største utfordringer. Her svikter mange arbeidsgivere og nettopp her kan grunnlaget for hele prosessen – om den vil bli god eller dårlig – dannes.
I eiendomsmeglerbransjen finnes det ofte ikke tillitsvalgte eller representanter for de ansatte. Dette medfører ikke at arbeidsgiver slipper å gi informasjon og sikre medvirkning fra de ansatte, men det skjer likevel. Det betyr at det er viktig at de ansatte tar initiativ og krever at de får en representant. Denne representanten må beherske noe av regelverket og være en som de andre ansatte stoler på.
Det er likevel viktig å avklare hvilken myndighet vedkommende har. Representanten skal selvsagt ikke godkjenne nedbemanningen eller delta i selve utvelgelsen, men vedkommende skal innhente og formidle til arbeidsgiver de ansattes syn på de ulike stegene i nedbemanningen.
Prosessens enkelte elementer
Informasjon
En nedbemanningsprosess bør starte med at de ansattes representanter (tillitsvalgte) informeres om planene for nedbemanningen. Dette er også et krav både etter arbeidsmiljøloven og i de fleste tariffavtaler. De tillitsvalgte må få tid til å fordøye og forberede seg på alle de spørsmål og reaksjoner som vil komme fra berørte ansatte. En arbeidsgiver som forsøker «å kuppe» de tillitsvalgte gjennom mangelfull informasjon eller korte tidsfrister, får ofte manglende samarbeid og skepsis i retur.
Etter at de tillitsvalgte er informert bør det gis informasjon til øvrige ansatte i form av et allmøte, og at dette følges opp med informasjon f. eks. via intranett el. Her bør arbeidsgiver informere om bakgrunnen for oppsigelsene, den videre fremdriftsplanen og de tillitsvalgtes rolle. De ansatte må få inngående kunnskap til de økonomiske tallene og arbeidsgivers planer. Arbeidsgiver må redegjøre for at oppsigelser vurderes og informere om antall ansatte som kan bli rammet. Det er viktig i tillegg å informere om andre kostnadsreduserende tiltak som skal gjennomføres, samt oppfordre de tillitsvalgte til å komme med forslag til hvordan de mener dette kan løses.
Utvelgelseskriterier
Etter at de ansatte er informert om situasjonen starter utarbeidelsen av kriteriene for utvelgelse. Skal kompetanse, ansiennitet eller andre hensyn vektlegges og i så fall i hvilken rekkefølge? Vilkåret etter arbeidsmiljøloven er at de kriterier som anvendes er saklige. Det er altså ikke slik at arbeidsgiver er bundet av å legge avgjørende vekt på ansiennitet.
Arbeidsgiver kan være bundet av tariffavtaler som nedfeller at ansiennitet skal legges til grunn der det ikke foreligger saklig grunn for å fravike dette.
Men der arbeidsgiver ikke er bundet av en slik avtale, skal arbeidsgiver påse at utvelgelseskriteriene er saklige. I det arbeidet bør det kartlegges hvilken type kompetansen som arbeidsgiver mener de ansatte bør inneha for å kunne ivareta de videreførte stillingene i organisasjonen.
Kriteriene bør fastlegges i samarbeid med de tillitsvalgte, og etter at man har undersøkt hva det er behov for i organisasjonen etter nedbemanningen. Formålet med disse drøftelsene bør være å komme til enighet om flest mulig av rammene for nedbemanningen sammen med de tillitsvalgte.
Det vil også være fornuftig å diskutere eventuelle sluttpakker og andre praktiske forhold med de tillitsvalgte. Sluttpakker, kompensasjon til utdanning eller andre goder blir ofte benyttet for å dempe ulempene nedbemanningen medfører. Det nærmere innholdet i slike avtaler bør også drøftes med de tillitsvalgte. På en annen side er det ofte behov for stor kostnadsreduksjoner og da er det ikke alltid mulighet å øke kostnadene med sluttpakker.
Det mest brukte kriteriet i eiendomsmeglerbransjen er kompetanse og hvor dette er definert som både formal- og realkompetanse, herunder salgsresultater. Det som er viktig å definere er over hvilken periode skal salgsresultatene undersøkes og sammenlignes og her er det flere «feller» å gå i som f. eks.:
- Ansatte som har hatt ferie eller vært i permisjon eller vært sykemeldt vil selvsagt ikke ha de beste salgsresultatene i den perioden, men å anføre at de da skal velges ut kan være usaklig
- Ansatte med flere ansvarsområder enn kun salg, f. eks. fagansvar el. og det kan da være usaklig å sammenligne disse opp mot ansatte kun driver med salg
- Ansatte som har ansvar for å utvide området som det konkrete eiendomsmeglerkontoret satser på, f. eks. geografisk så kan det være usaklig å sammenligne vedkommende med en annen som kun har solgt i det området som kontoret «alltid» har eksistert
- Fordeling av oppdrag, der ansatte nyter godt av at en annen erfaren megler fordeler oppdrag med disse, kan det være usaklig da at en annen som kun må jobbe med egne innhentede oppdrag blir valgt ut
Selv om en analyse av kompetanse kan inneholde blant annet salgsresultater, er det flere forhold som både arbeidsgiver og representanten for de ansatte må diskutere før det legges til grunn. På en annen side er viktig å presisere at salgsresultater kan være et saklig kriterium å legge avgjørende vekt på.
Korrekt faktum må legges til grunn
Men selv når ledelsen og de ansatte, herunder representanten har kommet frem til utvelgelseskriteriene, eller at arbeidsgiver i hvert fall har drøftet utvelgelseskriteriene med de tillitsvalgte, er man langt fra i mål. Nå startet nemlig arbeidet ved å sikre at de legger korrekt faktum til grunn.
Hvis kompetanse er et av utvelgelseskriteriene, må arbeidsgiver kvalitetssikre de opplysningene som de sitter på når det gjelder den enkeltes kompetanse. Normalt bør den enkelte arbeidstaker få anledning til å komme med innspill, men det bør også hentes informasjon fra nærmeste overordnede, andre kollegaer etc. I disse møtene må arbeidsgiveren nedfelle faktum skriftlig. Det er viktig med god dokumentasjon, ellers vil arbeidsgiver jobbe i motbakke ved en eventuell rettssak i etterkant.
Når utvelgelseskriteriene er fastsatt og korrekt faktum er lagt til grunn kan selve utvelgelsen begynne. Her vil det bli laget en overtallighetsliste som igjen bør drøftes med de tillitsvalgte, slik at disse kan komme med innspill.
Individuelle drøftelsesmøter
Når overtallighetslisten er klar, må hver enkelt arbeidstaker innkalles til drøftelsesmøter i medhold av arbeidsmiljøloven § 15-1. I møtene skal arbeidstakeren få komme med sine innspill og eventuelle sosiale hensyn som bør tas i betraktning. Jo mer informasjon arbeidstakeren har før møtet – herunder hvilke avdelinger/ansatte som står i fare for å bli sagt opp, hvilke utvelgelseskriterier som er lagt til grunn, hva slags sluttpakker som eventuelt vil bli tilbudt, og hvilken informasjon arbeidsgiver har om akkurat denne arbeidstakeren.
Det er viktig at den ansatte forbereder seg godt til dette møtet og legger frem sin side av saken. Dersom salgsresultater har vært avgjørende, er dette møtet som den enkelte ansatte må «reklamere/ markedsføre» seg selv om hvorfor de bør beholdes. Mulige argumenter om hvorfor det er feil å legge f. eks. de tre siste månedene sine resultater er nevnt eksempler på over.
Arbeidsgiver plikter også å tilby annet passende arbeid hvis det foreligger. Med det så menes det at arbeidsgiver skal tilby annet ledig arbeid dersom arbeidstaker er kvalifisert til dette. Dette er ikke upraktisk dersom man er ansatt i et større selskap som har ulike forretningsideer.
Oppsigelse
På bakgrunn av blant annet drøftelsesmøtene må arbeidsgiver avgjøre hvem som skal bli oppsagt. I denne vurderingen plikter arbeidsgiver å forsøke og finne annet passende arbeid og dersom det ikke er mulig så plikter arbeidsgiver å gjennomføre en interesseavveining mellom bedriftens behov for nedbemanning og den enkelte arbeidstakers ulemper ved å bli sagt opp. Arbeidsgiver plikter også å vurdere annet passende arbeid fremfor oppsigelse. Dersom det etter denne vurderingen blir besluttet at arbeidstakeren skal sies opp, må oppsigelsen leveres personlig eller sendes rekommandert.
Skriftlighet
For å oppfylle ovennevnte krav bør arbeidsgivers saksbehandling la seg etterprøve, både av de arbeidstakerne som rammes og eventuelt av en domstol. Det er derfor et godt råd at arbeidsgiver skriftliggjør store deler av saksbehandlingen. Dette bør også ansatte spille inn slik at man sikrere at dette skjer.
Dette medfører også at man innkaller til møter skriftlig, utarbeider skriftlige protokoller/ referater fra møtene. Dette gjelder også møter i ledergruppen man eller blant avdelingsledere hvor selve utvelgelsen skjer og særlig vurderingen av om arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby arbeidstakeren. De ansatte må kreve dette og dersom det likevel ikke skjer, må det tas opp skriftlig.
Forhandlingsmøte og rett til å stå i stilling
Dersom man har mottatt en oppsigelse som vedkommende ikke forstår begrunnelsen til, kan man kreve et forhandlingsmøte. I tillegg kan man kreve en skriftlig begrunnelse. Krav om forhandlingsmøte må reises inne 14 dager etter at oppsigelsen er mottatt.
I forhandlingsmøte gjennomgås ovennevnte punkter og partene kan fremme sitt syn. Ofte er parten i slike møter representer med advokat. Det er viktig ikke bare å ha fokus på enten å kreve jobben tilbake eller kreve størst mulig «sluttpakke». Det kan være av vesentlig betydning også å få en god attest, gode referanser, karriereveiledning, fritak for arbeidsplikt for å frigjøre tid til å skaffe seg annen jobb et annet sted.
For det tilfelle det ikke oppnås noen enighet, løper det en søksmålsfrist på 8 uker fra forhandlingenes avslutning. Dersom arbeidstaker mener at oppsigelsen er usaklig og krever jobben tilbake, må søksmål reises innen 8 uker. Innen samme frist evt. innen oppsigelsesfristen dersom den er kortere må arbeidstaker som krever det varsle arbeidsgiver om at de vil ta ut søksmål å kreve å stå i stillingen frem til rettskraftig dom.
Retten til å stå i stilling, betyr at den ansatte jobber i samme stilling og mottar lønn også utover oppsigelsestiden. I denne perioden må den ansatte være klar på at vedkommende skal utføre den samme jobben som før oppsigelsen. I meglerbransjen der lønnen ofte kan være variabel, er det naturligvis viktig at man opprettholder muligheten til å skaffe oppdrag og selge boliger også under tiden man står i stilling.
Oppsummering
Det er viktig å delta i prosessen hvis man ønsker å påvirke. Det er også viktig å være klar over at det finnes ingen «fasit» for hvordan en arbeidsgiver må gå frem eller en «fasit» over hvilke personer som kan sies opp. Det er følgelig store muligheter til å påvirke beslutningen og den muligheten bør man ta som ansatt.
Dersom man mener man er utsatt for en usaklig oppsigelse, bør det vurderes å kreve et forhandlingsmøte å ta dette opp med arbeidsgiver for å se om saken kan løses på en annen måte enn i domstolen.
Først trykket i Eiendomsmegleren 3 2016
